Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Une obligation pour l’employeur
Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel, sauf 2 exceptions : les associations ayant recours au chèque
emploi associatif et les particuliers employeurs. L’obligation d’enregistrement au registre unique du personnel intervient dès l’embauche du 1er salarié et constitue une obligation pour l’employeur. Il est nécessaire d’enregistrer les salariés suivants : les salariés en contrat déterminé ou indéterminé, les salariés de nationalité étrangère, les stagiaires, les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, les personnes volontaires en service civique, les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire, les travailleurs à domicile.
Les mentions à inscrire au registre
L’employeur doit faire figurer sur le registre unique du personnel les noms et prénoms de tous les salariés, de manière indélébile et par ordre chronologique d’embauche. En plus des noms et prénoms, plusieurs informations sur le salarié doivent être indiquées dans le registre unique du personnel. Il s’agit des éléments suivants : l’identité du salarié, la nationalité, la date de naissance, le sexe. Le registre doit également préciser des mentions relatives aux fonctions exercées : l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Enfin lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, le registre doit faire apparaître la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation.
Des mentions spécifiques pour certaines situations
Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : mention du type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée : mention « contrat à durée déterminée ». Pour les salariés temporaires : mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire. Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier. Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel ». Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Ainsi, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel.
Le formalisme du registre
Aucune forme particulière n’est stipulée concernant la tenue du registre unique du personnel. Il peut donc être sous forme informatique ou sous format papier. Le support utilisé doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Il convient de préciser que les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). Les informations sur les salariés doivent être conservées pendant au moins 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de tout établissement où sont employés des salariés. Conséquence : si l’entreprise comporte plusieurs établissements répondant à cette condition, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.
Consultation et sanctions
Le registre unique du personnel permet de garantir une information transparente concernant les emplois de l’entreprise. Pour ce faire, il doit être tenu à disposition des membres du comité social et économique, et des fonctionnaires ou agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale. En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. En outre, le fait de ne pas tenir le registre du personnel à disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail dans l’établissement qui emploie des salariés (mais, par exemple, au siège social de l’entreprise) est constitutif du délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents.